Riskienhallinta

Turvatiimi Oyj:n riskienhallinta on osa normaalia jokapäiväistä liiketoimintaa. Riskienhallinta on prosessi, jossa tunnistetaan, arvioidaan ja hallitaan niitä riskejä, jotka voivat estää tai vaarantaa liiketoiminnan tavoitteiden saavuttamisen. Riskienhallintaa tukevat sisäiset kontrollointijärjestelmät. Näitä ovat ohjeet, rutiinit, menettelytavat ja tietojärjestelmät.

Kokonaisvastuu riskienhallinnasta on yhtiön hallituksella ja toimitusjohtajalla. Hallitus hyväksyy yhtiön riskienhallintapolitiikan ja valvoo sen toteutumista sekä käsittelee merkittävät liiketoimintariskit. Yhtiön hallitus vastaa hallinnosta ja toiminnan asianmukaisesta järjestämisestä. Käytännössä toimitusjohtajan tehtävä on yhdessä johtoryhmän kanssa huolehtia muun muassa kirjanpidon ja valvontamekanismien järjestämisestä. Hallituksen tukena toimii oma tarkastusvaliokunta.

Yhtiön taloudellista kehitystä seurataan kuukausittain vastuualueittaisen raportointijärjestelmän avulla. Järjestelmä sisältää tuloslaskelman, tasetiedot, kassavirran ja tärkeimmät tunnusluvut sekä liiketoiminnan kannalta merkittävät tapahtumat.

Johtoryhmän jäsenet vastaavat omaan vastuualueeseensa liittyvien riskien tunnistamisesta, arvioinnista ja ennaltaehkäisystä. Johtoryhmän jäsenet raportoivat riskeistä toimitusjohtajalle, joka vastaa yhtiön riskienhallinnan suunnittelusta, kehittämisestä ja valvonnasta. Toimitusjohtaja raportoi yhtiön riskienhallinnasta hallitukselle.

Tunnistettuja riskejä seurataan riskilajista riippuen päivittäin, viikoittain, kuukausittain tai neljännesvuosittain tai kun riskialttius tulee yhtiön tietoon.

Yhtiön riskit voidaan jakaa mm.

• operatiivisiin riskeihin , joita ovat mm. palvelutuotannon riskit, asiakkuusriskit, sopimusriskit, henkilöriskit, vahinkoriskit, kilpailu, yritysostot
•  taloudellisiin riskeihin, joita ovat mm. maksuvalmius, liikearvo, oman pääoman riittävyys, rahoitusriskit, palkkakustannukset
• tietojärjestelmä- ja tietoturvariskeihin, sisältäen mm. taloushallinnon järjestelmät, tietoturvariskit ja hälytyskeskusjärjestelmän ja
• oikeudellisiin riskeihin, sisältäen esimerkiksi oikeudenkäynnit ja työmarkkinakiistat.

Yhtiö hallinnoi taloudelliseen raportointiprosessiin liittyviä riskejä muun muassa seuraavin keinoin:

• taloushallinnon tarkoituksenmukainen organisointi ja riittävä resursointi
• eri toimenkuvien ja prosessien kuvaaminen sekä kontrollien määrittäminen
• yksittäisten toimenkuvien oikeuksien asianmukainen rajaaminen
• keskitetty raportointijärjestelmän käyttöoikeuksien hallinta
• kirjanpitoon ja raportointiin liittyvä ohjeistus
• tietotekniikan hyödyntäminen
• henkilöstön jatkuva koulutus ja
• raportoitavien tietojen varmentaminen osana raportointiprosessia.

Turvatiimillä on laaja vakuutusturva keskeisten omaisuus-, keskeytys-, kuljetus- ja vastuuvahinkojen varalle. Vakuutusten hallinnointi on keskitetty yrityksen talousosaston vastuulle.

Rahoitusriskejä hallinnoi yrityksen talousosasto hallituksen hyväksymien periaatteiden mukaisesti

Seuranta ja valvonta

Yhtiön hallitus ja toimitusjohtaja vastaavat toiminnan valvonnasta. Liiketoiminnan valvontaa varten yhtiössä on käytössä yhtiön liiketoiminnan edellyttämät laskenta- ja muut tietojärjestelmät. Yhtiöllä ei ole erillistä sisäisen tarkastuksen toimintoa. Hallitus ja tarkastusvaliokunta arvioivat vuosittain, onko sisäisen tarkastuksen järjestämiselle tarvetta ja ostaa tarvittaessa sisäisen tarkastuksen palveluita ulkoiselta palvelutoimittajalta. Tarkastuksen tekemistä havainnoista, johtopäätöksistä ja suosituksista raportoidaan vuosittain yhtiön hallitukselle.

Yhtiön hallituksen ja toimitusjohtajan suorittaman valvonnan lisäksi yhtiön lakisääteisen tilintarkastuksen taloudelliseen raportointiin liittyvät raportit käsitellään säännöllisesti yhtiön tarkastusvaliokunnassa.